Buat WO dan EO: Rundown Revisi Kesekian di Grup WhatsApp Akhirnya Punya Rumah
Daftar isi
Anak WO pasti hafal adegan ini. H-3, rundown terbaru dikirim ke grup. Beberapa menit kemudian ada revisi. Vendor dekor masih pegang versi kemarin, MC baca versi sebelumnya lagi, lalu muncul chat legendaris: "ini yang final yang mana, kak?"
Urswipe nggak mencoba mengusir WhatsApp dari dunia event. Modul organizer di studio-nya jadi tempat data utama, sementara WhatsApp tetap jadi jalur kirim. Kami buka modulnya satu per satu.
Hari ini, lintas proyek
Halaman Hari ini mengumpulkan tugas jatuh tempo, vendor yang belum konfirmasi atau belum menandai rundown, tagihan klien yang telat, serta rapat dan acara hari itu, dari semua proyek yang kamu pegang. Jadi pagi-pagi nggak perlu buka satu per satu.
Rundown yang tahu dirinya versi berapa
Rundown punya dua lapis: depan untuk klien dan MC, belakang untuk kebutuhan teknis. Tiap versi yang diterbitkan wajib punya catatan perubahan, dan menerbitkan ulang mereset tanda terima. Hasilnya, kamu bisa melihat vendor mana yang sudah konfirmasi versi terbaru.
Vendor dan crew cukup buka tautan yang kamu bagikan, tanpa install dan tanpa login. Tiap vendor juga bisa dapat tampilan mikro sesuai bagiannya.
Dari TM sampai hari H
- Call sheet. PIC, jam tiba, jadwal loading, kebutuhan listrik, titik standby, plus panitia keluarga atau korporat. Bisa diekspor jadi PDF siap cetak, karena ponsel bisa mati di lokasi.
- Rapat dan TM. Jadwal, notulen, keputusan, dan tindak lanjut yang jadi tugas.
- Tugas. Template H-minus per jenis acara, lengkap dengan penanggung jawab dan tenggat.
- Crew. Penugasan, jam panggil, konfirmasi, dan bentrok antarproyek.
- Hari H. Check-in vendor dan crew lewat tautan (tiba, siap, selesai), peringatan kalau vendor belum tiba, dan lapor insiden.
- Laporan pasca. Catatan yang berjalan baik, masalah dan solusinya, plus skor vendor privat buat referensi proyek berikutnya.
Uang klien nggak lewat kamu, dan itu kabar baik
Di Urswipe, tagihan terbit atas nama klien dan dibayar klien ke rekening penampung Urswipe. WO melihat status DP, cicilan, dan pelunasan lewat papan bayar, lalu bisa mengirim pengingat ke klien. Buat WO yang kerja benar, ini berarti nggak perlu lagi pegang uang titipan klien di rekening sendiri.
Kurasi vendor, dengan izin klien
Klien memberi akses ke rencananya dengan cakupan yang bisa diatur dan dicabut. Dari situ WO bisa mengusulkan vendor lengkap dengan alasan dan estimasi harga, lalu klien yang memilih setuju, tanya, atau tolak.
WO bisa mendapat hadiah kurasi dari bagian komisi Urswipe, dan ini diungkap terbuka ke klien:
Koordinator menerima bagian dari komisi Urswipe; harga tidak naik.
Halaman Tentang Urswipe
Hadiah itu punya syarat, salah satunya jasa WO-mu sendiri dibooking dan dibayar lewat Urswipe untuk acara yang sama. Besarannya mengikuti program yang berlaku. Vendor langgananmu yang belum gabung tetap bisa ikut koordinasi proyek, dan bisa kamu undang ke Urswipe.
Yang belum ada
Beberapa hal masih di luar cakupan sekarang: notifikasi WhatsApp otomatis, paket all-in dengan satu jadwal bayar, dan profil penagihan korporat. Kalau alur kerjamu bergantung ke sana, tanyakan ke tim Urswipe saat mengajukan diri.
Grup WhatsApp-nya mungkin tetap ramai. Tapi kalau ada yang nanya "ini yang final yang mana?", sekarang jawabannya tinggal satu tautan.
Catatan: tulisan ini diterbitkan oleh Urswipe dan membahas produk Urswipe sendiri.
Pertanyaan umum
Vendor harus install aplikasi buat lihat rundown?
Nggak. Vendor dan crew cukup membuka tautan yang kamu bagikan, tanpa install dan tanpa login.
Apakah uang klien lewat rekening WO?
Nggak. Tagihan terbit atas nama klien dan dibayar ke rekening penampung Urswipe. WO hanya melihat statusnya di papan bayar.
Vendor langganan yang belum gabung bisa ikut proyek?
Bisa untuk koordinasi, dan kamu bisa mengundangnya ke Urswipe.
Apakah WO dibayar untuk merekomendasikan vendor?
WO bisa mendapat hadiah kurasi dari bagian komisi Urswipe, dengan syarat tertentu. Hal ini diungkap ke klien, dan harga ke klien tidak naik.
Modul ini cocok buat EO korporat?
Proyek, rundown, call sheet, dan rapat bisa dipakai. Profil penagihan korporat belum tersedia, jadi tanyakan dulu kalau alur kerjamu bergantung ke sana.
